Apa itu Team Account Payable?

 Apa itu Team account payable?

Team account payable adalah tim yang bertanggung jawab untuk mengelola utang dagang atau utang usaha yang dimiliki perusahaan kepada pemasok atau vendor. Team account payable memiliki peran penting bagi perusahaan, karena dapat mempengaruhi arus kas, likuiditas, profitabilitas, dan hubungan dengan pemasok. Team account payable harus bisa melakukan pencatatan, verifikasi, rekonsiliasi, pembayaran, dan pelaporan transaksi keuangan dengan akurat dan tepat waktu. 

Team account payable juga harus bisa berkoordinasi dengan bagian-bagian lain yang terkait dengan proses pembelian, seperti supply chain, sales, marketing, legal, collection, dll. 

Team account payable biasanya terdiri dari beberapa posisi, seperti:

Account payable staff: staf yang melakukan tugas-tugas operasional account payable, seperti mencatat pembelian, melakukan pembayaran, membuat laporan, dll34.

Account payable supervisor: pengawas yang mengawasi dan mengontrol kinerja account payable staff, serta memberikan bimbingan dan arahan kepada mereka34.

Account payable manager: manajer yang bertanggung jawab untuk merencanakan, mengorganisir, dan mengelola seluruh kegiatan account payable, serta membuat kebijakan dan strategi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas account payable3

Cara membangun Team AP

Untuk membangun tim account payable yang efektif, Anda perlu melakukan beberapa hal berikut:

Rekrut dan latih staf account payable yang berkualitas: Anda perlu memilih staf account payable yang memiliki latar belakang pendidikan, keterampilan, dan pengalaman yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawabnya1. Anda juga perlu memberikan pelatihan dan bimbingan yang baik kepada staf account payable agar mereka bisa menguasai proses dan sistem account payable yang digunakan oleh perusahaan2.

Tetapkan standar kualitas dan prosedur operasional yang jelas: Anda perlu menetapkan standar kualitas dan prosedur operasional yang jelas untuk setiap tahap account payable, seperti pencatatan, verifikasi, rekonsiliasi, pembayaran, dan pelaporan12. Anda juga perlu mengkomunikasikan standar dan prosedur tersebut kepada staf account payable dan memastikan bahwa mereka mematuhinya2.

Gunakan software akuntansi atau sistem otomatisasi yang tepat: Anda perlu menggunakan software akuntansi atau sistem otomatisasi yang tepat untuk membantu staf account payable dalam melakukan tugas-tugasnya dengan lebih mudah dan efisien12. Software atau sistem tersebut harus bisa mengintegrasikan data dari berbagai sumber, mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan kecepatan dan akurasi, serta memberikan laporan dan analisis yang berguna12.

Lakukan pengawasan dan pengendalian yang ketat: Anda perlu melakukan pengawasan dan pengendalian yang ketat terhadap kinerja staf account payable dan proses account payable secara keseluruhan12. Anda perlu melakukan audit internal secara berkala untuk memeriksa keakuratan, kelengkapan, dan kepatuhan data dan transaksi account payable12. Anda juga perlu mencegah dan mendeteksi adanya kecurangan atau penyalahgunaan dalam account payable dengan menggunakan fitur keamanan dan audit yang kuat2.

Berikan umpan balik dan penghargaan yang positif: Anda perlu memberikan umpan balik dan penghargaan yang positif kepada staf account payable atas kinerja dan pencapaian mereka12. Umpan balik dan penghargaan tersebut bisa berupa pujian, saran, kritik konstruktif, bonus, insentif, promosi, dll12. Umpan balik dan penghargaan tersebut dapat meningkatkan motivasi, loyalitas, dan produktivitas staf account payable12.

KPI dari account payable

KPI dari account payable adalah indikator kinerja utama yang digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi efektivitas dan efisiensi pengelolaan hutang dagang perusahaan. Beberapa contoh KPI dari account payable adalah:

Biaya operasional invoice: biaya yang dikeluarkan untuk proses invoice, termasuk gaji admin, biaya cetak, biaya audit, dll. KPI ini dapat ditekan dengan menggunakan software ap automation seperti Paper.id.

Waktu pengerjaan: lama waktu yang dibutuhkan untuk proses pengelolaan account payable, mulai dari menerima invoice, memprosesnya, hingga membayarnya. KPI ini dapat dipangkas dengan menggunakan sistem ap automation agar hemat waktu.

Proses approval: lama waktu yang dibutuhkan untuk mendapatkan persetujuan pembayaran dari pihak-pihak yang terkait. KPI ini dapat disederhanakan dengan menggunakan proses persetujuan secara digital.

Accounting payable staff: jumlah dan kualitas staf yang bertanggung jawab mengelola account payable. KPI ini dapat ditingkatkan dengan memberikan pelatihan dan supervisi yang baik kepada staf. Tugas-tugas account payable staff antara lain berkoordinasi dengan bagian supply chain, menganalisa kegiatan pembelian, melakukan verifikasi dan rekonsiliasi invoice, mempersiapkan laporan account payable, dan melakukan pembayaran tepat waktu.

Rasio account payable turnover: rasio yang mengukur seberapa sering perusahaan membayar hutang dagangnya dalam periode tertentu. KPI ini dapat dihitung dengan membagi total pembelian kredit dengan rata-rata saldo account payable. Rasio yang tinggi menunjukkan bahwa perusahaan mampu membayar hutang dagangnya dengan cepat, sedangkan rasio yang rendah menunjukkan bahwa perusahaan mengalami kesulitan likuiditas atau memanfaatkan kredit pemasoknya.

cara mengukur efektivitas tim account payable

Untuk mengukur efektivitas tim account payable, Kita perlu menggunakan beberapa metrik atau indikator kinerja yang relevan dengan tujuan dan proses account payable. Beberapa contoh metrik atau indikator kinerja yang bisa Anda gunakan adalah:

Account payable turnover ratio: rasio yang mengukur seberapa cepat perusahaan membayar hutang dagangnya kepada pemasok atau vendor1. Rasio ini diperoleh dengan membagi total pembelian supplier dengan rata-rata account payable1. Rasio yang tinggi menunjukkan bahwa perusahaan mampu membayar hutang dagangnya dengan cepat, sedangkan rasio yang rendah menunjukkan bahwa perusahaan mengalami kesulitan likuiditas atau memanfaatkan kredit pemasoknya1.

Cost per invoice: biaya yang dikeluarkan untuk proses invoice, termasuk gaji admin, biaya cetak, biaya audit, dll2. Biaya ini bisa ditekan dengan menggunakan software akuntansi atau sistem otomatisasi yang dapat mengurangi kesalahan manusia, meningkatkan kecepatan dan akurasi, serta memberikan laporan dan analisis yang berguna2.

Cycle time: lama waktu yang dibutuhkan untuk proses pengelolaan account payable, mulai dari menerima invoice, memprosesnya, hingga membayarnya2. Waktu ini bisa dipangkas dengan menggunakan sistem otomatisasi yang dapat melakukan verifikasi, rekonsiliasi, persetujuan, dan pembayaran invoice secara otomatis2.

Approval rate: persentase invoice yang mendapatkan persetujuan pembayaran dari pihak-pihak yang terkait2. Persentase ini bisa ditingkatkan dengan menggunakan proses persetujuan secara digital yang dapat memudahkan komunikasi dan koordinasi antara staf account payable dan manajer atau supervisor2.

Error rate: persentase invoice yang mengandung kesalahan atau ketidaksesuaian data atau informasi2. Persentase ini bisa diturunkan dengan menggunakan software akuntansi atau sistem otomatisasi yang dapat melakukan verifikasi dan rekonsiliasi invoice secara otomatis2.

cara meningkatkan account payable turnover ratio

Untuk meningkatkan account payable turnover ratio, Anda perlu melakukan beberapa hal berikut:

Audit bagaimana organisasi Anda mengelola arus kasnya, dan tentukan dampak apa yang mungkin terjadi dalam mengurangi hari utang yang belum dibayar1. Anda perlu menyeimbangkan antara kebutuhan untuk membayar hutang dagang dengan cepat dan kebutuhan untuk menggunakan uang tunai secara strategis untuk investasi atau keperluan lainnya1.

Evaluasi rasio perputaran piutang Anda dan tentukan apakah penundaan dalam penagihan berdampak pada kemampuan Anda untuk menutupi pengeluaran1. Anda perlu meningkatkan efisiensi dan efektivitas dalam mengumpulkan piutang dari pelanggan agar arus kas masuk lebih lancar dan bisa digunakan untuk membayar hutang dagang1.

Tentukan apakah Anda dapat meningkatkan persyaratan kredit Anda dengan pemasok1. Anda perlu bernegosiasi dengan pemasok untuk mendapatkan persyaratan kredit yang lebih menguntungkan, seperti diskon, bunga rendah, jangka waktu panjang, dll1. Hal ini dapat membantu Anda menghemat biaya dan meningkatkan likuiditas1.

Optimalkan proses pengelolaan account payable dengan menggunakan software akuntansi atau sistem otomatisasi yang tepat2. Anda perlu memperbaiki invoice vendor, mempersingkat workflow departemen keuangan, melacak kinerja account payable dengan KPI, menjadikan sistem Anda bebas kecurangan, selalu mempertahankan akurasi, mengontrol setiap pembayaran jatuh tempo, dan membuat laporan account payable secara otomatis2. Hal ini dapat meningkatkan kecepatan, akurasi, dan efisiensi dalam membayar hutang dagang2.

 risiko dalam menunda pembayaran hutang dagang

Menunda pembayaran hutang dagang dapat menimbulkan beberapa risiko bagi perusahaan, antara lain:

Membayar bunga yang lebih besar: jika perusahaan menunda pembayaran hutang dagang, maka perusahaan harus membayar bunga yang lebih besar kepada pemasok atau vendor1. Bunga ini dapat menambah beban biaya dan mengurangi profitabilitas perusahaan1.

Mengurangi likuiditas: jika perusahaan menunda pembayaran hutang dagang, maka perusahaan akan mengalami kesulitan likuiditas atau kekurangan uang tunai untuk memenuhi kewajiban jangka pendek lainnya1. Likuiditas yang rendah dapat mengganggu kelancaran operasional dan pertumbuhan perusahaan1.

Memburuknya hubungan dengan pemasok: jika perusahaan menunda pembayaran hutang dagang, maka perusahaan akan membahayakan hubungan baik dengan pemasok atau vendor1. Pemasok atau vendor dapat kehilangan kepercayaan dan kesabaran terhadap perusahaan, dan dapat mengambil tindakan hukum, menolak pengiriman barang, menaikkan harga, atau membatalkan kontrak dengan perusahaan1.

Mengurangi kredibilitas: jika perusahaan menunda pembayaran hutang dagang, maka perusahaan akan mengurangi kredibilitas atau reputasinya di mata pihak-pihak lain, seperti pelanggan, bank, investor, dll2. Kredibilitas yang rendah dapat menyulitkan perusahaan untuk mendapatkan kredit, modal, atau kerjasama yang menguntungkan di masa depan2.

KPI untuk team Account Payable

KPI atau key performance indicator adalah metrik atau indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja suatu proses, tim, atau organisasi terhadap tujuan dan sasaran yang ditetapkan1. KPI dapat membantu tim account payable untuk mengevaluasi dan meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan kualitas proses pengelolaan hutang dagang1. Beberapa contoh KPI untuk tim account payable adalah:

Average time per invoice processed: waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk memproses satu invoice, mulai dari menerima, memverifikasi, merekonsiliasi, hingga membayarnya2. KPI ini dapat mengukur seberapa cepat dan lancar proses account payable berjalan2.

Cost per invoice processed: biaya rata-rata yang dikeluarkan untuk memproses satu invoice, termasuk gaji staf, biaya cetak, biaya audit, dll2. KPI ini dapat mengukur seberapa hemat dan efisien proses account payable berjalan2.

Number of invoices processed / employee / day: jumlah invoice yang diproses oleh satu staf account payable dalam satu hari kerja2. KPI ini dapat mengukur seberapa produktif dan kapabel staf account payable dalam menyelesaikan tugasnya2.

Percent of invoice exceptions: persentase invoice yang mengandung kesalahan atau ketidaksesuaian data atau informasi2. KPI ini dapat mengukur seberapa akurat dan berkualitas proses account payable berjalan2.

Days payable outstanding (DPO): jumlah hari rata-rata yang dibutuhkan perusahaan untuk membayar hutang dagangnya kepada pemasok atau vendor2. KPI ini diperoleh dengan membagi rata-rata account payable dengan total pembelian supplier dan dikalikan dengan jumlah hari dalam periode tertentu2. KPI ini dapat mengukur seberapa baik perusahaan mengelola arus kas dan likuiditasnya2.

Average time to approve an invoice: waktu rata-rata yang dibutuhkan untuk memberikan persetujuan pembayaran terhadap sebuah invoice2. KPI ini dapat mengukur seberapa cepat dan responsif proses persetujuan account payable berjalan2.

Invoices processed per year: jumlah invoice yang diproses dalam satu tahun3. KPI ini dapat mengukur seberapa besar volume transaksi yang ditangani oleh tim account payable dalam satu tahun3.

Percentage of supplier discounts captured: persentase diskon yang didapatkan dari pemasok atau vendor karena membayar hutang dagang lebih cepat atau sesuai dengan persyaratan kredit yang ditawarkan3. KPI ini dapat mengukur seberapa banyak penghematan biaya yang didapatkan oleh perusahaan dari proses account payable3

Alur kerja team account payable adalah proses yang dilakukan oleh tim account payable dalam mengelola hutang dagang atau utang usaha yang dimiliki perusahaan kepada pemasok atau vendor1. Alur kerja team account payable dapat berbeda-beda tergantung pada sistem dan kebijakan yang diterapkan oleh masing-masing perusahaan. Namun secara umum, alur kerja team account payable meliputi tahapan-tahapan berikut:

Mengeluarkan purchase order (PO): PO adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan saat memesan barang atau jasa dari pihak vendor. Isinya memuat jenis barang atau jasa yang ingin dibeli, jumlahnya, harga unitnya, dan total harga pembelian2.

Menerima invoice: invoice adalah dokumen yang dikirimkan oleh pihak vendor setelah mengirimkan barang atau jasa yang dipesan oleh perusahaan. Isinya memuat detail informasi soal pembelian, seperti tanggal pengiriman, nama barang atau jasa yang dipesan, harga pembelian, waktu jatuh tempo pembayaran, dan lain-lain2.

Memverifikasi invoice: verifikasi invoice adalah proses pengecekan kesesuaian data dan informasi antara invoice dan transaksi yang sudah terjadi. Biasanya, ada tiga dokumen yang akan diperiksa dengan cermat, yaitu PO, invoice, dan bukti penerimaan barang atau jasa2.

Merekonsiliasi invoice: rekonsiliasi invoice adalah proses pencocokan antara data dan informasi invoice dengan data dan informasi akuntansi yang ada di buku besar perusahaan. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian dalam pencatatan transaksi pembelian2.

Memberikan persetujuan pembayaran: persetujuan pembayaran adalah proses pemberian otorisasi atau izin untuk melakukan pembayaran terhadap invoice yang sudah diverifikasi dan direkonsiliasi. Biasanya, persetujuan pembayaran dilakukan oleh manajer atau supervisor account payable atau pihak lain yang berwenang2.

Melakukan pembayaran: pembayaran adalah proses pelunasan hutang dagang kepada pemasok atau vendor sesuai dengan jumlah dan waktu yang ditentukan dalam invoice. Pembayaran dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti transfer bank, cek, kartu kredit, dll2.

Membuat laporan: laporan adalah dokumen yang memuat data dan informasi mengenai proses account payable secara keseluruhan. Laporan dapat berisi tentang jumlah invoice yang diterima, diproses, dan dibayar; biaya per invoice; waktu per invoice; persentase diskon; rasio perputaran; dll3. Laporan dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja tim account payable dan mengidentifikasi area perbaikan3

Share this post